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il existe sur le marché un large nombre d’agences événementielles, comme il existe un grand nombre de prestataires, traiteurs, spectacles, lieux de réception, technique son, décors…etc. il est toujours normal de se renseigner sur les agences afin de s’assurer de leur professionnalisme et de leur expérience, car l’événementiel est un secteur très « ouvert », il n’y a pas de barrière à l’entrée, pas de diplôme. C’est encore un travail qui s’apprend « en faisant ». Chaque agence possède sa « touche », sa spécificité. Vos relations professionnelles vous diront avec qui elles ont aimé cultiver et pourquoi. Vous allez passer quelque temps avec l’agence pour préparer l’événement, il y aura des instants de bonheur et des instants de tension. Choisissez la personne avec laquelle vous avez envie de travailler. Organiser un séminaire demande une véritable collaboration. Plus votre briefing sera clair et complet à l’attention des agences événementielles, plus vous aurez des réponses adaptées. N’ayez pas peur de faire naître votre argent, ou une fourchette. Il n’y a rien de pire qu’un client qui ne dévoile pas son argent et qui annonce, après examen de votre offre, que vous êtes « hors budget »… ! Ce n’est pas professionnel et cela fait perdre le timing à tous.
Créativité, fraîcheur, détermination et bon sens sont ensuite brassés par notre équipe afin de répondre au plus juste à votre cahier des charges. Pour vous fournir un team building clé en mains, atypique, mais qui vous ressemble, et marque les esprits. La mission acceptée nous jouons les facilitateurs. Véritable maître d’oeuvre, nous synchronisons l’ensemble des partenaires nécessaires au succès de votre événement. Idéalement nous co-animons un groupe projet pour que vous soyez associé aux phases clés de la conception de l’événement. Nous examinons les moindres renseignements, anticipant les moindres aléas jusque la fin de la journée J. Nous vous accompagnons à chaque instant pour mettre en avant votre séminaire. En amont, en suscitant l’intérêt, en donnant envie de participer : concept visuel, invitation, site internet, vidéo teasing, etc. Puis en habillant et animant le lieu ( scénographie, animations, signalétique, goodies,.. ), que nous pouvons avoir pour vous. Un événement réussi demande en amont de la et de l’ingéniosité, en phase avec vos objectifs. Sa conception nécessite un juste dosage entre idées exceptionnelles et pragmatisme terrain. La communication d’un événement contribue fortement à son succès. Idéalement nous conseillons d’associer plusieurs actions, avant, pendant et après votre jour J. Nous ne laissons rien au hasard dans l’organisation de votre team building. Vision globale, gestion du planning, coordination et vérification du moindre détail sont des exigences… .
Un team building est stratégique pour une entreprise. Il ne s’agit pas simplement de regrouper des convives pour un moment festif, informatif, transformatif ou expérientiel. Un événement répond à un objectif adapté. Cet enjeu impose de chercher une agence événementielle pour être aidé. Comment choisir la bonne agence d’événements ? Celle qui vous permettra d’atteindre vos objectifs et encore plus ? il est en général rare dans une entreprise ( hors agence événementielle ) de disposer d’un spécialistes maîtrisant ces différents métiers. Ainsi, contrôler vous-même votre activité risque de vous monopoliser plusieurs personnes avec des profils variés sur un certain nombre de jours. D’autant plus qu’elles ne seront pas familiarisées avec les attentes d’un chef de projet événementiel ! Et pendant cette durée de monopolisation, elles ne pourront officier à leur poste. Ces nombreux imprévus pouvant impacter grandement votre activité, voire même empêcher sa réalisation. Une agence événementielle est habituée à assurer de tels imprévus. Elle les anticipe même en amont. Et il faut une habitude et une expertise opérationnelle pour trouver des solutions élevées et efficaces. Ne dit-on pas que le métier d’organisateur d’événement est un des 5 métiers les plus stressants ! ! Cette affirmation peut étonner. Nous entendons par là qu’une société d’événementiel met en place des années de service immersives rendant les événements mémorables et générant des expériences d’enseigne uniques et inoubliables.
la première chose à réaliser dans la sélection d’un service de gestion d’événements consiste à checker si les catégories d’événement que vous souhaitez prévoir est pris en charge par l’agence. Cela vous aidera à focaliser votre étude sur un nombre plus restreint d’organismes. ainsi, allez sur le site web de l’agence et cherchez les informations que vous convoitez. il est de même envisageable de les appeler directement par e-mail ou par messagerie. Vous aurez besoin de conseils concernant le volume des événements que l’agence aura organisés au cours de votre enquête. Cherchez à savoir si l’agence organise des activités internes ou externes. Renseignez-vous sur la logistique mise à votre disposition. Toutes ces informations vous aideront à définir le budget de l’événement. Les prix sont le plus souvent précisés sur le site, mais c’est utile si vous souhaitez une prestation plus 100% personnalisé. En contactant l’agence, vous recevrez l’ensemble des données dont vous avez besoin pour faire de votre activité un succès. Cependant, vous avez à de plus vous assurer que le service de l’agence est de qualité. dans un premier temps, vous avez à évaluer si l’agence se chargera de l’événement directement ou en sous-traitance. de même, vous devez vous documenter sur sa réputation. ainsi, nous vous recommandons de parcourir les commentaires des clients potentiels sur le site en ligne de la société. Vous pouvez systématiquement leur demander de vous fournir des références. contactez-nous à joindre ces clients si vous voulez en connaitre d’avantage sur les services de l’agence.
Avant tout en avantageant les lieux de réception ayant les meilleures pratiques environnementales. Des initiatives sur son fonctionnement, son potentiel à la nature et la nature, une création globale éco-conçue. de plus, se tourner vers cette catégorie de lieu apportera une valeur ajoutée à votre événement. En accélérant les activités en extérieur et être en contact direct avec la nature environnante. penchez pour des activités qui vous permettent une interactivité entre vos intervenants d’une part et l’environnement ambiant deuxièmement. aussi, cela vous permettra une localisation et une approche innovante, respectueuse de cette dernière. Misez sur une décoration simple, qui ne demande pas une personnalisation importante dans des délais de réalisation trop petits. optez pour une décoration vivante et naturelle avec de jolies plantations, des arbustes, des murs crudités avec des fleurs suspendus, des vitrines florales. Pour tout le reste, nous devons stimuler la durabilité des services engagées sur votre atelier. Bannir les matériaux et emballages à usage unique, mettre en application des pratiques responsables même si ces dernières demandes plus d’organisation, plus de logistique. en définitif, il est nécessaire de faire s’améliorer nos façons de consommer et d’adopter des démarches plus conscientes et raisonnées. Voilà pourquoi choisir une agence événementielle écologique est un choix nécessaire.
Avant de jeter votre dévolu sur telle ou telle agence, assurez-vous que celle-ci est en mesure de vous plaire. Essayez, par exemple, de connaître la catégorie d’événement qu’elle a l’habitude de de couvrir. Est-elle experte dans la création d’une soirée BtoC ou bien peut-elle prévoir une réception BtoB ? Son équipe a-t-elle de l’expérience dans la préparation d’un événement aussi bien externe qu’interne à l’entreprise ? Peut-elle s’adapter à divers types manifestations : défilé de mode, salons professionnels, anniversaire de sociétés, démarrage de nouveaux produits, conférences… Évidemment, la taille de l’événement compte aussi. Une agence qui a la coutume de prévoir une soirée pour TPE ou petites structures n’est en fait pas trop conseillée si vous êtes une multinationale. Si vous souhaitez connaître le sérieux d’une agence événementielle, focalisez-vous sur son portefeuille client. Le nombre, la qualité et la notoriété sont, en effet, des preuves de l’expertise, du professionnalisme et de la réussite du prestataire. assurez cependant attention, certaines agences mettent en avant des clients potentiels prestigieux tandis que leur intervention pendant les événements de ces grands noms a été restreinte. Elles ont sans doute fait office de sous-traitantes. En revanche, une agence qui travaille avec des prospects moins identifiés ne veut dire forcément pas qu’elle n’est pas fiable. Parfois, elle souhaite seulement intervenir sur la totalité du projet et ainsi profiter de plus d’autonomie et de liberté. Quoi qu’il en soit, soyez-sûr de choisir une agence qui parle une typologie d’événement le même à la vôtre. Elle aura ainsi une excellente compréhension du secteur, du marché et des questions.
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